Il coffre-forte MyPeopleDoc è associato al dipendente, non all’azienda. Tutta la meccanica di continuità si basa sull’indirizzo e-mail personale dichiarato nel conto. Se non previsto, un cambiamento di datore di lavoro può complicare l’accesso ai documenti archiviati, fino a costringere a contattare il supporto senza garanzia di tempistiche.
Indirizzo e-mail personale e associazione del coffre-fort MyPeopleDoc
Il conto MyPeopleDoc funziona su un principio di collegamento unico: un indirizzo e-mail personale = un coffre-forte duraturo. Il datore di lavoro avvia l’invito iniziale, ma è l’indirizzo fornito dal dipendente a determinare la persistenza dell’accesso dopo la fine del contratto di lavoro.
Se il conto è stato attivato con un indirizzo professionale (tipo [email protected]), la situazione si complica non appena questa casella di posta viene disattivata dal servizio informatico del precedente datore di lavoro. Il ripristino della password diventa impossibile poiché il link di recupero arriva su un indirizzo ora inaccessibile.
Consigliamo di verificare, prima di qualsiasi procedura di uscita, quale indirizzo sia associato al conto. L’operazione si effettua nelle impostazioni del conto, sezione informazioni personali. Se è presente un indirizzo professionale, è necessario mantenere l’accesso a My People Docs passando a un indirizzo personale duraturo (Gmail, Outlook, ProtonMail) finché l’accesso al conto è ancora attivo.
Centralizzazione dei documenti tra due datori di lavoro su MyPeopleDoc
Un punto tecnico che le guide per il grande pubblico non spiegano quasi mai: i documenti di due datori di lavoro successivi coesistono nello stesso coffre-forte, senza creare un secondo conto. La condizione è rigorosa: il nuovo servizio HR deve inviare l’invito MyPeopleDoc allo stesso indirizzo e-mail personale già registrato.
In pratica, le buste paga, i contratti e le attestazioni del precedente datore di lavoro rimangono consultabili. I documenti del nuovo datore di lavoro si aggiungono cronologicamente. Il dipendente dispone di uno spazio unico che aggrega l’intera sua vita documentale HR, indipendentemente dal numero di posizioni occupate.
Se il nuovo datore di lavoro invia l’invito a un indirizzo diverso, viene creato un secondo coffre-forte. I due spazi non si fondono automaticamente. Per evitare questa frammentazione, raccomandiamo di comunicare al servizio HR del nuovo datore di lavoro l’indirizzo esatto già utilizzato su MyPeopleDoc. Nessun strumento a disposizione del dipendente consente di fondere due coffre dopo il fatto.
Collegamento di conti e limiti tecnici
La documentazione ufficiale di Novapost (editore della piattaforma) menziona una funzionalità di collegamento di conti. Essa consente di associare più spazi datore di lavoro sotto una stessa autenticazione. Questo collegamento non fonde i documenti in un unico coffre: facilita la navigazione tra spazi distinti da un’unica identità.
La distinzione è significativa. Il collegamento di conti non sostituisce la prevenzione a monte (stesso indirizzo e-mail). Offre un rimedio ergonomico, non una vera centralizzazione.
Archiviazione a lungo termine e valore probatorio dopo l’uscita dall’azienda
MyPeopleDoc si distingue dalle soluzioni interne di GED per un impegno di archiviazione nel tempo. Le buste paga dematerializzate sono conservate per 50 anni tramite un terzo archivista a valore probatorio (Arkhineo), in conformità con le obbligazioni stabilite dall’articolo L3243-2 del Codice del lavoro.
Questo punto cambia le carte in tavola rispetto a un semplice storage cloud. Il valore probatorio significa che i documenti archiviati sono giuridicamente opponibili: data e ora, integrità del file, catena di custodia certificata. In caso di contenzioso davanti al tribunale del lavoro o di ricostruzione della carriera per la pensione, una busta paga estratta da MyPeopleDoc ha lo stesso valore di un originale cartaceo.
L’uscita dall’azienda non interrompe questa catena di archiviazione. Il coffre-forte rimane attivo e accessibile finché il dipendente dispone delle proprie credenziali. Il precedente datore di lavoro perde la capacità di depositare nuovi documenti, ma non può né eliminare né modificare quelli già archiviati.
Procedura di recupero MyPeopleDoc in caso di accesso perso
Quando il passaggio dell’indirizzo non è stato effettuato prima dell’uscita, il recupero passa attraverso il supporto Novapost. La procedura richiede una verifica dell’identità, e i tempi di elaborazione non sono garantiti.
Ecco i passaggi da seguire per massimizzare le possibilità di recupero rapido:
- Accedere alla pagina di login mypeopledoc.com e utilizzare il link “Forgot email address?” per tentare un’identificazione tramite dati personali (nome, cognome, data di nascita).
- Se questa opzione fallisce, contattare il supporto tramite il modulo online fornendo un documento d’identità, il precedente nome del datore di lavoro e, se possibile, una vecchia busta paga che menzioni l’indirizzo e-mail utilizzato.
- Verificare che le estensioni del browser (blocca pubblicità, anti-tracker) non stiano bloccando hCaptcha sulla pagina di login. Un CAPTCHA non caricato impedisce qualsiasi tentativo di accesso, anche con credenziali corrette.
- Testare da un browser senza estensioni o in modalità di navigazione privata prima di concludere che ci sia un problema con il conto.
Tempistiche e alternative se il supporto non risponde
Il supporto Novapost tratta le richieste senza impegno di tempistiche contrattuali da parte del dipendente. In pratica, i riscontri possono richiedere diverse settimane in periodi di alta richiesta (inizio anno, fine anno).
Nessuna alternativa tecnica consente di bypassare questa procedura. Il dipendente non può chiedere al precedente datore di lavoro di rinviare un invito una volta terminato il contratto di lavoro. Il datore di lavoro non ha più accesso al profilo del dipendente nell’interfaccia di amministrazione.
L’unica misura veramente efficace rimane la prevenzione: passare l’indirizzo e-mail a un conto personale non appena si firma la lettera di dimissioni o si notifica il licenziamento, senza aspettare l’ultimo giorno effettivo in azienda.