O cofre MyPeopleDoc está vinculado ao funcionário, não à empresa. Toda a mecânica de continuidade depende do endereço de e-mail pessoal declarado na conta. Mal antecipado, uma mudança de empregador pode complicar o acesso aos documentos arquivados, podendo até obrigar a recorrer ao suporte sem garantia de prazo.
Endereço de e-mail pessoal e vinculação do cofre MyPeopleDoc
A conta MyPeopleDoc funciona com um princípio de ligação única: um endereço de e-mail pessoal = um cofre duradouro. O empregador inicia o convite inicial, mas é o endereço informado pelo funcionário que determina a persistência do acesso após o término do contrato de trabalho.
Se a conta foi ativada com um endereço profissional (tipo [email protected]), a situação se complica assim que esta caixa de e-mail é desativada pelo departamento de TI do antigo empregador. A redefinição da senha torna-se impossível, pois o link de recuperação chega a um endereço que agora está inacessível.
Recomendamos verificar, antes de qualquer procedimento de saída, qual endereço está associado à conta. A manipulação é feita nas configurações da conta, na seção de informações pessoais. Se um endereço profissional estiver listado, é necessário manter o acesso ao My People Docs mudando para um endereço pessoal duradouro (Gmail, Outlook, ProtonMail) enquanto o acesso à conta ainda estiver ativo.
Centralização dos documentos entre dois empregadores no MyPeopleDoc
Um ponto técnico que os guias para o público em geral quase nunca explicam: os documentos de dois empregadores sucessivos coexistem no mesmo cofre, sem a criação de uma segunda conta. A condição é estrita: o novo serviço de RH deve enviar o convite MyPeopleDoc para o mesmo endereço de e-mail pessoal que já está registrado.
Na prática, os contracheques, contratos e atestados do antigo empregador permanecem acessíveis. Os documentos do novo empregador são adicionados cronologicamente. O funcionário dispõe de um espaço único que agrega toda a sua vida documental de RH, independentemente do número de cargos ocupados.
Se o novo empregador enviar o convite para um endereço diferente, um segundo cofre é criado. Os dois espaços não se fundem automaticamente. Para evitar essa fragmentação, recomendamos comunicar ao serviço de RH do novo empregador o endereço exato já utilizado no MyPeopleDoc. Nenhuma ferramenta do lado do funcionário permite fundir dois cofres posteriormente.
Vinculação de contas e limites técnicos
A documentação oficial da Novapost (editor da plataforma) menciona uma funcionalidade de vinculação de contas. Ela permite vincular vários espaços de empregador sob uma mesma autenticação. Essa vinculação não funde os documentos em um cofre único: ela facilita a navegação entre espaços distintos a partir de um único identificador.
A nuance é significativa. A vinculação de contas não substitui a prevenção anterior (mesmo endereço de e-mail). Ela oferece um paliativo ergonômico, não uma verdadeira centralização.
Arquivamento de longa duração e valor probatório após a saída da empresa
MyPeopleDoc se destaca das soluções internas de GED por um compromisso de arquivamento a longo prazo. Os contracheques digitalizados são mantidos por 50 anos através de um terceiro arquivador com valor probatório (Arkhineo), conforme as obrigações estabelecidas pelo artigo L3243-2 do Código do Trabalho.
Esse ponto muda a situação em relação a um simples armazenamento em nuvem. O valor probatório significa que os documentos arquivados são juridicamente opostos: carimbo de data e hora, integridade do arquivo, cadeia de custódia certificada. Em caso de litígio trabalhista ou de reconstituição de carreira para aposentadoria, um contracheque extraído do MyPeopleDoc tem o mesmo valor que um original em papel.
A saída da empresa não rompe essa cadeia de arquivamento. O cofre permanece ativo e acessível enquanto o funcionário tiver seus identificadores. O antigo empregador perde a capacidade de depositar novos documentos, mas não pode excluir ou modificar aqueles já arquivados.
Procedimento de recuperação MyPeopleDoc em caso de acesso perdido
Quando a mudança de endereço não foi feita antes da saída, a recuperação passa pelo suporte da Novapost. O procedimento exige uma verificação de identidade, e os prazos de processamento não são garantidos.
Aqui estão as etapas a seguir para maximizar as chances de recuperação rápida:
- Acessar a página de login mypeopledoc.com e usar o link “Forgot email address?” para tentar uma identificação por dados pessoais (nome, sobrenome, data de nascimento).
- Se essa opção falhar, contatar o suporte através do formulário online fornecendo um documento de identidade, o antigo nome do empregador e, se possível, um antigo contracheque mencionando o endereço de e-mail utilizado.
- Verificar se as extensões do navegador (bloqueadores de anúncios, anti-rastreadores) não estão bloqueando o hCaptcha na página de login. Um CAPTCHA não carregado impede qualquer tentativa de login, mesmo com identificadores corretos.
- Testar a partir de um navegador sem extensão ou em navegação privada antes de concluir que há um problema com a conta.
Prazos e alternativas se o suporte não responder
O suporte da Novapost trata os pedidos sem compromisso de prazo contratual do lado do funcionário. Na prática, as respostas podem levar várias semanas em períodos de alta demanda (início do ano letivo, fim de ano).
Nenhuma alternativa técnica permite contornar esse procedimento. O funcionário não pode pedir ao antigo empregador para reenviar um convite uma vez que o contrato de trabalho tenha terminado. O empregador não tem mais acesso ao perfil do funcionário na interface de administração.
A única medida verdadeiramente eficaz continua sendo a prevenção: mudar o endereço de e-mail para uma conta pessoal assim que a carta de demissão for assinada ou a notificação de demissão for feita, sem esperar até o último dia efetivo na empresa.