De MyPeopleDoc-kluis is gekoppeld aan de werknemer, niet aan het bedrijf. De hele continuïteitsmechaniek is gebaseerd op het persoonlijke e-mailadres dat in het account is opgegeven. Een slecht voorziene verandering van werkgever kan de toegang tot de gearchiveerde documenten bemoeilijken, of zelfs vereisen dat men via de ondersteuning moet gaan zonder garantie op tijdigheid.
Persoonlijk e-mailadres en koppeling van de MyPeopleDoc-kluis
Het MyPeopleDoc-account werkt op basis van een uniek koppelingsprincipe: één persoonlijk e-mailadres = één blijvende kluis. De werkgever initieert de eerste uitnodiging, maar het is het e-mailadres dat door de werknemer is opgegeven dat de blijvende toegang na het einde van het arbeidscontract bepaalt.
Als het account is geactiveerd met een professioneel e-mailadres (bijvoorbeeld [email protected]), wordt de situatie gecompliceerd zodra deze mailbox door de IT-afdeling van de voormalige werkgever wordt gedeactiveerd. Het opnieuw instellen van het wachtwoord wordt onmogelijk omdat de herstel-link naar een nu ontoegankelijk e-mailadres wordt gestuurd.
Wij raden aan om vóór enige vertrekprocedure te controleren welk e-mailadres aan het account is gekoppeld. De handeling kan worden uitgevoerd in de accountinstellingen, sectie persoonlijke informatie. Als er een professioneel e-mailadres staat, moet men de toegang tot My People Docs behouden door over te schakelen naar een blijvend persoonlijk e-mailadres (Gmail, Outlook, ProtonMail) zolang de toegang tot het account nog actief is.
Centralisatie van documenten tussen twee werkgevers op MyPeopleDoc
Een technisch punt dat de populaire gidsen vrijwel nooit expliciet maken: de documenten van twee opeenvolgende werkgevers coëxisteren in dezelfde kluis, zonder dat er een tweede account wordt aangemaakt. De voorwaarde is strikt: de nieuwe HR-dienst moet de MyPeopleDoc-uitnodiging naar hetzelfde persoonlijke e-mailadres sturen als datgene dat al is geregistreerd.
Concreet blijven de loonstroken, contracten en attesten van de voormalige werkgever raadpleegbaar. De documenten van de nieuwe werkgever worden chronologisch toegevoegd. De werknemer heeft één unieke ruimte die het geheel van zijn HR-documentatie samenbrengt, ongeacht het aantal functies dat hij heeft bekleed.
Als de nieuwe werkgever de uitnodiging naar een ander e-mailadres stuurt, wordt er een tweede kluis aangemaakt. De twee ruimtes worden niet automatisch samengevoegd. Om deze fragmentatie te voorkomen, raden wij aan om de HR-dienst van de nieuwe werkgever het exacte e-mailadres dat al op MyPeopleDoc wordt gebruikt, te communiceren. Geen enkel hulpmiddel aan de werknemerskant maakt het mogelijk om twee kluizen achteraf samen te voegen.
Koppeling van accounts en technische beperkingen
De officiële documentatie van Novapost (uitgever van het platform) vermeldt een functie voor het koppelen van accounts. Dit maakt het mogelijk om meerdere werkgeversruimtes onder één authenticatie te koppelen. Deze koppeling voegt de documenten niet samen in één enkele kluis: het vergemakkelijkt de navigatie tussen verschillende ruimtes vanuit één enkele identificatie.
De nuance is significant. De koppeling van accounts vervangt de preventie vooraf niet (zelfde e-mailadres). Het biedt een ergonomische oplossing, geen echte centralisatie.
Langdurige archivering en bewijswaarde na vertrek uit het bedrijf
MyPeopleDoc onderscheidt zich van interne GED-oplossingen door een langdurige archiveringsverbintenis. De gedigitaliseerde loonstroken worden 50 jaar bewaard via een externe archiefdienst met bewijswaarde (Arkhineo), in overeenstemming met de verplichtingen die zijn vastgesteld in artikel L3243-2 van de Arbeidswet.
Dit verandert de situatie ten opzichte van eenvoudige cloudopslag. De bewijswaarde betekent dat de gearchiveerde documenten juridisch afdwingbaar zijn: tijdstempel, integriteit van het bestand, gecertificeerde bewaring. In geval van een arbeidsconflict of een carrièreherstel voor pensioen, heeft een loonstrook uit MyPeopleDoc dezelfde waarde als een papieren origineel.
Het vertrek uit het bedrijf verbreekt deze archiveringsketen niet. De kluis blijft actief en toegankelijk zolang de werknemer zijn inloggegevens heeft. De voormalige werkgever verliest de mogelijkheid om nieuwe documenten te deponeren, maar kan de reeds gearchiveerde documenten niet verwijderen of wijzigen.
Herstelprocedure MyPeopleDoc bij verloren toegang
Wanneer de adreswijziging niet vóór het vertrek is gedaan, verloopt het herstel via de ondersteuning van Novapost. De procedure vereist een identiteitsverificatie, en de verwerkingstijden zijn niet gegarandeerd.
Hier zijn de stappen die moeten worden gevolgd om de kans op een snel herstel te maximaliseren:
- Ga naar de inlogpagina mypeopledoc.com en gebruik de link “E-mailadres vergeten?” om te proberen je te identificeren met persoonlijke gegevens (naam, voornaam, geboortedatum).
- Als deze optie mislukt, neem dan contact op met de ondersteuning via het online formulier en verstrek een identiteitsbewijs, de oude naam van de werkgever en, indien mogelijk, een oude loonstrook met het gebruikte e-mailadres.
- Controleer of browserextensies (advertentieblokkers, anti-trackers) hCaptcha op de inlogpagina niet blokkeren. Een niet geladen CAPTCHA voorkomt elke poging tot inloggen, zelfs met de juiste inloggegevens.
- Test vanuit een browser zonder extensies of in incognito-modus voordat je concludeert dat er een probleem met het account is.
Tijdslimiet en alternatieven als de ondersteuning niet reageert
De ondersteuning van Novapost behandelt aanvragen zonder contractuele tijdslimiet aan de werknemerskant. In de praktijk kan het enkele weken duren om een reactie te ontvangen in drukke periodes (begin van het schooljaar, einde van het jaar).
Er is geen technische alternatieve oplossing om deze procedure te omzeilen. De werknemer kan de voormalige werkgever niet vragen om een uitnodiging opnieuw te sturen zodra het arbeidscontract is beëindigd. De werkgever heeft geen toegang meer tot het profiel van de werknemer in de beheerdersinterface.
De enige werkelijk effectieve maatregel blijft preventie: het e-mailadres omzetten naar een persoonlijk account zodra de ontslagbrief is ondertekend of de ontslagmelding is gedaan, zonder te wachten tot de laatste werkdag in het bedrijf.