Le coffre-fort MyPeopleDoc est rattaché au salarié, pas à l’entreprise. Toute la mécanique de continuité repose sur l’adresse e-mail personnelle déclarée dans le compte. Mal anticipé, un changement d’employeur peut compliquer l’accès aux documents archivés, voire obliger à passer par le support sans garantie de délai.
Adresse e-mail personnelle et rattachement du coffre-fort MyPeopleDoc
Le compte MyPeopleDoc fonctionne sur un principe de liaison unique : une adresse e-mail personnelle = un coffre-fort pérenne. L’employeur déclenche l’invitation initiale, mais c’est l’adresse renseignée par le salarié qui détermine la persistance de l’accès après la fin du contrat de travail.
A voir aussi : Comment mettre à jour ses informations sur MyFoncia : guide pratique pour copropriétaires
Si le compte a été activé avec une adresse professionnelle (type [email protected]), la situation se complique dès la désactivation de cette boîte mail par le service informatique de l’ancien employeur. La réinitialisation du mot de passe devient impossible puisque le lien de récupération arrive sur une adresse désormais inaccessible.
Nous recommandons de vérifier, avant toute procédure de départ, quelle adresse est associée au compte. La manipulation se fait dans les paramètres du compte, rubrique informations personnelles. Si une adresse professionnelle y figure, il faut la garder l’accès à My People Docs en basculant vers une adresse personnelle pérenne (Gmail, Outlook, ProtonMail) tant que l’accès au compte est encore actif.
A voir aussi : Comment accéder facilement à vos garanties via l'espace client mobile Merci Victor
Centralisation des documents entre deux employeurs sur MyPeopleDoc
Un point technique que les guides grand public n’explicitent quasiment jamais : les documents de deux employeurs successifs coexistent dans le même coffre-fort, sans création de second compte. La condition est stricte : le nouveau service RH doit envoyer l’invitation MyPeopleDoc à la même adresse e-mail personnelle que celle déjà enregistrée.
Concrètement, les bulletins de paie, contrats et attestations de l’ancien employeur restent consultables. Les documents du nouvel employeur viennent s’ajouter chronologiquement. Le salarié dispose d’un espace unique qui agrège l’ensemble de sa vie documentaire RH, quel que soit le nombre de postes occupés.
Si le nouvel employeur envoie l’invitation à une adresse différente, un second coffre-fort est créé. Les deux espaces ne fusionnent pas automatiquement. Pour éviter cette fragmentation, nous recommandons de communiquer au service RH du nouvel employeur l’adresse exacte déjà utilisée sur MyPeopleDoc. Aucun outil côté salarié ne permet de fusionner deux coffres après coup.
Liaison de comptes et limites techniques
La documentation officielle de Novapost (éditeur de la plateforme) mentionne une fonctionnalité de liaison de comptes. Elle permet de rattacher plusieurs espaces employeur sous une même authentification. Cette liaison ne fusionne pas les documents dans un coffre unique : elle facilite la navigation entre espaces distincts depuis un seul identifiant.
La nuance est significative. La liaison de comptes ne remplace pas la prévention en amont (même adresse e-mail). Elle offre un palliatif ergonomique, pas une vraie centralisation.
Archivage longue durée et valeur probante après départ de l’entreprise
MyPeopleDoc se distingue des solutions internes de GED par un engagement d’archivage sur la durée. Les bulletins de paie dématérialisés sont conservés pendant 50 ans via un tiers archiveur à valeur probante (Arkhineo), conformément aux obligations posées par l’article L3243-2 du Code du travail.
Ce point change la donne par rapport à un simple stockage cloud. La valeur probante signifie que les documents archivés sont juridiquement opposables : horodatage, intégrité du fichier, chaîne de conservation certifiée. En cas de litige prud’homal ou de reconstitution de carrière pour la retraite, un bulletin de paie extrait de MyPeopleDoc a la même valeur qu’un original papier.
Le départ de l’entreprise ne rompt pas cette chaîne d’archivage. Le coffre-fort reste actif et accessible tant que le salarié dispose de ses identifiants. L’ancien employeur perd la capacité de déposer de nouveaux documents, mais ne peut ni supprimer ni modifier ceux déjà archivés.
Procédure de récupération MyPeopleDoc en cas d’accès perdu
Quand le basculement d’adresse n’a pas été fait avant le départ, la récupération passe par le support Novapost. La procédure exige une vérification d’identité, et les délais de traitement ne sont pas garantis.
Voici les étapes à suivre pour maximiser les chances de récupération rapide :
- Accéder à la page de connexion mypeopledoc.com et utiliser le lien « Forgot email address? » pour tenter une identification par données personnelles (nom, prénom, date de naissance).
- Si cette piste échoue, contacter le support via le formulaire en ligne en fournissant une pièce d’identité, l’ancien nom de l’employeur et, si possible, un ancien bulletin de paie mentionnant l’adresse e-mail utilisée.
- Vérifier que les extensions de navigateur (bloqueurs de publicités, anti-trackers) ne bloquent pas hCaptcha sur la page de connexion. Un CAPTCHA non chargé empêche toute tentative de login, même avec des identifiants corrects.
- Tester depuis un navigateur sans extension ou en navigation privée avant de conclure à un problème de compte.
Délai et alternatives si le support ne répond pas
Le support Novapost traite les demandes sans engagement de délai contractuel côté salarié. En pratique, les retours peuvent prendre plusieurs semaines en période de forte sollicitation (rentrée, fin d’année).
Aucune alternative technique ne permet de contourner cette procédure. Le salarié ne peut pas demander à l’ancien employeur de renvoyer une invitation une fois le contrat de travail terminé. L’employeur n’a plus accès au profil du salarié dans l’interface d’administration.
La seule mesure véritablement efficace reste la prévention : basculer l’adresse e-mail vers un compte personnel dès la signature de la lettre de démission ou la notification du licenciement, sans attendre le dernier jour effectif dans l’entreprise.